Leer antes de armar un powerpoint

En el mundo de los negocios, es muy habitual contar las ideas, los proyectos, los resultados de una acción en una presentación o más comúnmente, en un Powerpoint, ya que es la herramienta que más se usa para armar las presentaciones.

Un amigo hace tiempo me decía: “la mitad del trabajo es hacerlo y la otra mitad es contarlo.”

Vamos a repasar algunos puntos muy importantes para que las presentaciones se destaquen y no se conviertan en aburridas situaciones que todo el mundo quiere evitar.

Primero lo primero.

La idea

Si necesitamos armar una presentación es porque tenemos algo que contar.

La idea general de lo que queremos contar la tenemos que tener antes de sentarnos a la PC a escribir.

Repaso lo que dije: “la idea”. Una idea. No 14, no 5. Una.

Es la respuesta a la pregunta: “qué quiero que se queden pensando los que vean la presentación”

Tenemos que ponernos del lado de la audiencia. Quienes escuchan y ven la presentación seguramente no son super-robots que pueden procesar y organizar lo que escuchan y ven en la pantalla para quedarse con 16 conclusiones diferentes, aunque estén claramente detalladas en el powerpoint.

He escuchado muchas veces a líderes que para sus presentaciones de resultados quieren incluir al menos un proyecto de todas las áreas de la compañía, así nadie se siente dejado de lado en la presentación. Entonces todos tienen que asistir a una interminable enumeración de proyectos, cada uno con indicadores propios, que muestran su evolución a lo largo de todo el ejercicio y convierten esa presentación en una pesadilla para todos los presentes, excepto por los 5 minutos en los que hablan de tu proyecto conocido.

El mensaje tiene que ser simple, lo deberíamos poder expresar en una frase y lo tenemos que tener definido antes de sentarnos frente a la pantalla de la PC.

Segundo

Los datos

La gente no puede escuchar y leer a la vez.

Entonces ¿para qué hacemos powerpoints llenos de datos, viñetas, gráficos, explicaciones?

Solamente como ayudamemoria para el que expone.

No hay nada que moleste más a la audiencia que un presentador que se limita a leer los datos de la pantalla.

Quien presenta tiene que tener muy claro el mensaje a transmitir y la presentación debe servir como soporte para poder fijar las ideas.

La información incluida en las diapositivas no debe ser exhaustiva, no debe ser el reemplazo del presentador. La presentación sin la persona que la cuente no debería servir para nada.

Tercero

El diseño

El diseño de las diapositivas debe ser simple, claro, muy visual.

Olvidémonos de las viñetas explicativas de cada detalle.

Olvidémonos de las explicaciones ilegibles al costado de cada gráfico.

Para que quede claro lo que estoy diciendo lo llevo al extremo:

No más de 10 palabras por diapositiva.

¿Cómo? ¿10 palabras en el título?

No. 10 palabras en toda la diapositiva.

Tenemos que lograr el mayor efecto con la menor cantidad de medios posibles.

De esa manera vamos a lograr una presentación profesional y efectiva.

Agregar información no hace una mejor presentación.

En resumen:

Armar una presentación no es una tarea sencilla y presentarla mucho menos.

Se requiere mucha preparación previa, empatía con el público para entender sus intereses y capacidad de síntesis.

Les sugiero buscar lo simple, sin sobrecargar las diapositivas y tener todo el tiempo presente cuál es el mensaje que queremos transmitir.

Pararse al frente de varias personas a contarles una historia es un arte, no arruinemos esos momentos con montones de información que solamente sirven para confundir.

Es posible contar resultados de negocios y proyectos de una manera interesante, divertida y memorable.

Te invito a intentarlo.